In Renine registreren de centra gedurende het jaar gegevens van patiënten. Bij afsluiting van het kalenderjaar vindt een controle plaats op verschillende onderdelen. Het betreft o.a.:
- controle van het aantal patiënten;
- het type behandeling op peildatum 31 december van dat jaar;
- de instroom van nieuwe patiënten;
- patiënten die getransplanteerd zijn;
- overleden patiënten.
Deze jaarlijkse controle noemen we de ‘jaarcontrole’. Als alle centra de gegevens gecontroleerd hebben, worden de cijfers t/m het gecontroleerde jaar ‘bevroren’. Dit betekent dat de registratie op dat moment de basis is voor de landelijke jaarcijfers op Nefrodata.nl en voor de verschillende rapportages, zoals het benchmarkrapport. Het benchmarkrapport wordt dan een jaar opgehoogd.
De jaarcontrole wordt begin januari bij de centra uitgezet. Echter, bepaalde klinische gegevens over het laatste kwartaal zijn pas later in januari bekend en worden dan nog aangeleverd. De jaarcontrole kan pas worden afgerond als alle centra de cijfers hebben goedgekeurd. Nefrovisie probeert dit proces zo kort mogelijk te laten duren, maar is afhankelijk van de medewerking van de centra. De laatste jaren is de jaarcontrole medio maart afgerond. Vervolgens stelt Nefrovisie de jaardata vast en wordt de data geschikt gemaakt voor het benchmarkrapport en de andere rapportages. In april worden de nieuwe benchmarkrapporten beschikbaar gemaakt. Het kan dus zijn dat bij een visitatie een benchmarkrapport over het jaar ervoor wordt gebruikt. Hoe eerder de centra de jaarcontrole afgerond hebben, hoe eerder het benchmarkrapport geüpdatet kan worden.